Einfache Disposition Ihres Außendienstes

Mit dem OMNITRACKER Dispatch Center können Sie Kundentermine einfach erfassen und die Einsätze Ihrer Außendienstkräfte effizient planen und nachverfolgen. Sie behalten den Überblick über die geplanten Routen und können neue Aufträge bestmöglich einplanen. Das OMNITRACKER Dispatch Center unterstützt alle Phasen der Bearbeitung von Außendienstaufträgen. Durch die umfangreichen Such- und Filterfunktionen können Sie sehr gezielt nach Aufträgen suchen oder sich beispielsweise nur offene Aufträge anzeigen lassen.

OMNITRACKER Dispatch Center verwendet das Kartenmaterial von Google Maps™, um die Standorte und Routen anzuzeigen. Die notwendigen Lizenzen für die Google-API sind nicht Bestandteil des Dispatch Centers. Über das OMNITRACKER Web Gateway 2 können Sie die Daten auch bequem über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets bearbeiten.

OMNITRACKER Dispatch Center ermöglicht dank seiner Skalierbarkeit und variablen Prozessintegration die Einführung in verschiedenste Unternehmen – von der Serviceabteilung eines mittelständischen Unternehmens bis zur Kundenbetreuung und Außendienststeuerung internationaler Großunternehmen.

Dispatch Request

Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, Aufträge („Dispatch Requests“) zu erstellen:

• Web-Service: Aus Incident-, Problem- oder Change-Informationen eines angebundenen Request-Management-Systems
• Strukturierte E-Mail
• Import aus Listen
• OMNITRACKER: Erstellung aus den Daten anderer OMNITRACKER-Applikationen

Beim Anlegen eines neuen Auftrags werden die für die Planung und Disposition notwendigen Daten übernommen, beispielsweise Informationen zu Kunde oder Standort.

Nach dem Anlegen steht der „Dispatch Request“ zur Disposition bereit. Der zuständige Verantwortliche übernimmt nun die Planung des Auftrags und erfasst die Anforderungen:

• Mit dem Kunden vereinbarter Termin zur Ausführung des Auftrags
• Benötigte Kenntnisse und Fähigkeiten
• Erforderliches Material

Auftragsplanung

Sobald alle wesentlichen Daten erfasst sind, können Sie den Auftrag einem Außendienstmitarbeiter zuweisen. Das geht ganz einfach mit Drag-and-drop in der Einsatzplanung. Alle verfügbaren Mitarbeiter werden optisch hervorgehoben. Dabei werden die individuellen Arbeitszeiten (Verfügbarkeit, Urlaub, Krankheit etc.) berücksichtigt. Da jedem Teammitglied Fähigkeiten und Kenntnisse zugeordnet werden können, haben Sie immer den Überblick, wer für die Erledigung eines Auftrags infrage kommt. Nach der Zuweisung wird der zuständige Außendienstmitarbeiter automatisch benachrichtigt. Optional können Sie die GPS-Koordinaten des Außendienstpersonals an OMNITRACKER Dispatch Center übermitteln lassen, um die aktuelle Position stets anzeigen zu können

Auftragsbearbeitung

Nach der Bearbeitung des Auftrags markiert die Außendienstfachkraft den Auftrag als erledigt. Falls der Auftrag innerhalb eines Request-Management-Systems generiert wurde, wird eine Abschlussmeldung mit dem Ergebnis des „Dispatch Requests“ an das System übermittelt. Referenzierte Incident-, Problem- oder Change-Requests können dann entsprechend gekennzeichnet werden.

Einsatzplanung

In der Einsatzplanung finden Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Die Ansicht ist in drei Bereiche geteilt:

• Zeitleiste: Die Aufträge werden in einer Zeitleiste angezeigt. Sie erkennen auf einen Blick, welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben und für welche Aufträge sie aufgrund ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten infrage kommen. Zusätzlich sehen Sie, welche Aufträge noch nicht zugeordnet sind.
• Karte: Die geografischen Informationen werden in einer Karte angezeigt, beispielsweise die Heimatstandorte des Außendienstteams, die Einsatzorte und die geplanten Routen.
• Liste: Die anstehenden Aufträge werden übersichtlich in einer Liste angezeigt.

In der Einsatzplanung ist die Planung der Aufträge für den nächsten Tag ganz einfach. Dabei werden folgende Informationen automatisch berücksichtigt:

• Startzeit und Dauer der Aufträge
• Arbeitszeiten der Mitarbeiter
• Geografische Lage der Einsatzorte
• Heimatstandorte des Personals
• Hinterlegte Kenntnisse und Fähigkeiten der Fachkräfte

Sie können Routen einfach in der Zeitleiste planen. Drag-and-drop ist auch zwischen den Bereichen möglich. Sie können beispielsweise einen Auftrag aus der Listenansicht in die Zeitleiste ziehen. Die Einsatzplanung unterstützt außerdem einen Planungsmodus. Dabei planen Sie die Aufträge, bis Sie das gewünschte Ergebnis erreicht haben. Erst dann speichern Sie, sodass alle weiteren Aktionen erst für die fertige Planung ausgeführt werden, beispielsweise die Benachrichtigung der Techniker.