OMNITRACKER GDPR 3840x1060

GDPR Anonymization Center

Software made in Germany v2

Kundendaten DSGVO-konform anonymisieren | OMNITRACKER GDPR Anonymization Center

Sichere und fristgerechte Anonymisierung über alle Datensätze hinweg

Anonymisieren Sie sensible Kundendaten bequem und rechtskonform mit dem OMNITRACKER GDPR Anonymization Center. Die Applikation unterstützt Sie maßgeblich dabei, die Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – international als General Data Protection Regulation (GDPR) bekannt – zu erfüllen. Gleichzeitig können Ihre Kund*innen ihr Recht auf Löschung beziehungsweise Anonymisierung wahrnehmen und Sie Ihren Auskunftspflichten mit minimalem Aufwand innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Fristen nachkommen.

Das OMNITRACKER GDPR Anonymization Center fügt sich nahtlos und applikationsübergreifend in Ihre OMNITRACKER-Geschäftsprozesse ein. Analysieren Sie auf Knopfdruck die Datenbestände Ihrer Applikationen, wie beispielsweise dem OMNITRACKER ITSM Center, um personenbezogene Daten gezielt, zuverlässig und einfach zu anonymisieren.

Alles Wichtige zum OMNITRACKER GDPR Anonymization Center finden Sie kurz und bündig in unserem Factsheet.

 

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Profitieren Sie vom OMNITRACKER GDPR Anonymization Center

Vorteile auf einen Blick:

  • Einhaltung der DSGVO
  • Volle Kontrolle
  • Maximale Transparenz
  • Effiziente Suche
  • Einfache Integration
Vorteile Datenanonymisierung DSGVO GDPR 1526x860

Das OMNITRACKER GDPR Anonymization Center unterstützt Sie bei der sicheren Datenanonymisierung gemäß den Anforderungen der DSGVO. Effizient und mit minimalem manuellen Aufwand lassen sich sämtliche Datensätze aller OMNITRACKER-Applikationen zuverlässig nach Informationen einer bestimmten Person durchsuchen und anschließend diese Suchtreffer sicher anonymisieren, ohne dass Sie dabei andere gesetzliche Pflichten vernachlässigen, beispielsweise bestimmte Aufbewahrungspflichten.

Umsetzung des neuen Datenschutzrechts

Das OMNITRACKER GDPR Anonymization Center unterstützt Sie maßgeblich beim DSGVO/GDPR-konformen Umgang mit Kundendaten. So können Sie mögliche Rechtsrisiken gering halten und die Zufriedenheit Ihrer Kund*innen in Bezug auf den Umgang mit sensiblen Daten sicherstellen.

Volle Kontrolle

Anonymisierungen werden grundsätzlich von einer Person beantragt. Daraufhin führen Sie einen unternehmensinternen Identitäts- und Berechtigungscheck der Person durch. So behalten Sie die maximale Kontrolle: Sie stellen sicher, dass der Antrag berechtigt ist und keine personenbezogenen Daten verloren gehen, die Sie noch aufbewahren müssen. Sie kontrollieren, welche Daten anonymisiert werden müssen und welche nicht.

Effiziente und sichere Bedienung

Nach einem erfolgreichen Identitäts- und Berechtigungschecks legen Sie einen Anonymisierungsantrag an. Die beantragende Person wird darüber automatisch informiert. In dem Antrag ist der initiale Auftrag der Person, wie zum Beispiel eine E-Mail, hinterlegt. Nach erfolgter Anonymisierung wird die Person darüber benachrichtigt, dass ihre personenbezogenen Daten gelöscht beziehungsweise anonymisiert wurden.

Müssen die Daten beispielsweise aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, z. B. aus buchhalterischen Aufbewahrungspflichten allerdings noch aufbewahrt werden, lehnen Sie den Antrag begründet ab. Auch hierüber wird die Person automatisch per E-Mail informiert.

Komfortable Suche in Datenbeständen

Wählen Sie den Stammdatensatz, das Zielsystem und die Zielordner aus, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden. So beschleunigen Sie die Suche erheblich. Das OMNITRACKER GDPR Anonymization Center zeigt automatisch Attribute an, die potenziell personenbezogene Daten enthalten. So werden Datensätze nicht einfach nur nach Attributen wie Namen und Vornamen durchsucht, sondern nach von Ihnen bestimmten Suchkombinationen – zielsicher und unabhängig von Reihenfolge und Anordnung.

Durchgängige Integration

Das OMNITRACKER GDPR Anonymization Center kann in Kombination mit allen anderen OMNITRACKER-Applikationen eingesetzt werden, wie beispielsweise dem IT Service Management Center, GRC Center oder dem Project Management Center.

Daten gemäß DSGVO verarbeiten.

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So funktioniert die Datenanonymisierung

Funktionen OMNITRACKER GDPR DSGVO

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO/GDPR) sichert Personen weitreichende Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu. Das OMNITRACKER GDPR Anonymization Center unterstützt Sie mithilfe dieser Schritte dabei, den Anonymisierungsprozess personenbezogener Daten in Ihrem IT-System fristgerecht und mit wenig manuellem Aufwand durchzuführen.

Ablauf von Anonymisierungsprozessen mit OMNITRACKER:

  • Anonymisierungsantrag prüfen
    Bei einem Anonymisierungsantrag wird neben einer Identitätsbestätigung der beantragenden Person vorab geprüft, ob die Löschung personenbezogener Daten beziehungsweise die Anonymisierung gerechtfertigt ist. Diese Prüfung der Rechtsgrundlage erfolgt im Vorfeld der Erfassung und außerhalb des OMNITRACKER GPDR Anonymization Centers.

  • Antrag abweisen oder genehmigen
    Der Antrag wird nach dieser initialen Prüfung genehmigt oder abgewiesen. Bei erfolgreicher Genehmigung wird ein Anonymisierungsantrag erfasst.

  • Personenbezogene Suchparameter festlegen
    Vorhandene Daten (z. B. Name, Vorname und E-Mail-Adresse) der Zielperson werden eingegeben, sodass entsprechende Einträge in den Datensätzen gefunden werden können. 

  • Zielsystem, Zielordner und Zielperson auswählen
    Der Stammdatensatz der zu anonymisierenden Person und das Zielsystem (gegebenenfalls enthaltene oder zusätzliche Zielordner) werden ausgewählt und referenziert.

  • Suchergebnisse kontrollieren
    Anschließend werden die Suchergebnisse kontrolliert. Für eindeutige Suchergebnisse wird die Anonymisierung in den zuvor ausgewählten Zielsystemen durchgeführt. Bei nicht eindeutigen Suchtreffern muss manuell entschieden werden, ob die Anonymisierung stattfinden soll. Derartige Fundstellenanalysen sind notwendig, wenn beispielsweise in den Stammdaten mehrere Personen den gleichen Namen haben. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass nur die richtigen Datensätze anonymisiert werden.

  • Eindeutige Suchergebnisse anonymisieren und nicht eindeutige Suchtreffer beibehalten
    Im letzten Schritt werden alle personenbezogenen Informationen applikationsübergreifend DSGVO-konform anonymisiert, auch wenn sich diese auf mehrere Datensätze verteilen. Nach erfolgreichem Prozessdurchlauf erhält die Person, die den Antrag gestellt hat, eine Nachricht über die erfolgreiche Anonymisierung oder sie wird mit Begründung darüber benachrichtigt, dass die Anonymisierung nicht durchgeführt wurde. 

Dieser effiziente Prozess unterstützt Sie dabei, den in der DSGVO verankerten Verpflichtungen nachzukommen, indem Sie Datenanonymisierungen technisch sicher umsetzen. Mit dem OMNITRACKER GDPR Anonymization Center durchsuchen und anonymisieren Sie personenbezogenen Daten sehr effizient, da die eigentliche Anonymisierung in den Zieldatensätzen überwiegend automatisiert stattfindet. Dieses Vorgehen spart Ressourcen und Sie können Ihre gesetzlichen Fristen bei Anfragen mit DSGVO-Bezug einhalten.

Datenschutz im modernen Business Process Ecosystem

Features GDPR Speicherung 370x185 1

DSGVO-konforme Anonymisierung von Daten

Features GDPR Aufkunft370x185 4 v2

Auskunfts- und Löschanfragen fristgerecht bearbeiten

Features GDPR Datenbankabgleich 370x185 3

Automatisierter Datenbankabgleich

Features GDPR Fundstellen 370x185 v2

Fundstellenanalyse bei uneindeutigen Suchanfragen

Features GDPR Rechteverwaltung 370x185 5

Einfache Rechte- und Rollenverwaltung über die OMNITRACKER-Plattform

Features GDPR Anpassungen 370x185 6

Flexible Anpassungs- und Integrationsoptionen

Ein strukturierter Workflow für die Anonymisierung von Kundendaten.

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ITSM – Ticketing-System

Business Intelligence

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OMNITRACKER-Training

Das eintägige Seminar „OMNITRACKER GDPR Anonymization Center Training“ geht das Thema Datenschutz zuerst in der Theorie und dann direkt mit praxisnahen Hands-on-Übungen an. Die Zielgruppe besteht vor allem aus OMNITRACKER-Administrator*innen. Zunächst führen wir Sie in die rechtlichen Grundlagen der DSGVO ein. Anschließend befasst sich der praktische Teil der Schulung mit der Anonymisierung personenbezogener Daten, dem wohl entscheidendsten Aspekt der Verordnung.

Lernen Sie Schritt für Schritt den Umgang mit dem OMNITRACKER GDPR Anonymization Center kennen und erfahren Sie, wie Sie die Applikation entscheidend bei der Datenanonymisierung unterstützt Anhand von Use-Cases aus dem Alltag zeigen wir Ihnen, wie Sie mögliche Fallstricke wirkungsvoll vermeiden. Lernen Sie alle Stellschrauben in der Applikation kennen.

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