Prozess-Eskapaden | Teil 1: Berechtigungen
Prozess-Eskapaden, die Sie (nicht) erleben wollen
Inspiriert von der bekannten Buchreihe „30 Eskapaden, die du erleben musst“ nehmen wir Sie mit auf eine besondere Reise durch den beruflichen Alltag – dorthin, wo Prozesse scheitern, Chaos regiert und Mitarbeitende mit Problemen kämpfen, die eigentlich längst lösbar wären. Es sind keine Abenteuer, die man freiwillig sucht. Aber es sind genau die Herausforderungen, mit denen sich viele Unternehmen jeden Tag auseinandersetzen müssen.
Wir zeigen Ihnen drei typische Eskapaden, die exemplarisch für viele stehen: mal komisch, mal chaotisch, aber immer mit echtem Erkenntniswert. Und wir zeigen Ihnen, wie sich mit strukturierten, digitalen und teilweise automatisierten BPMN-Prozessen selbst aus verfahrenen Situationen klare, nachvollziehbare und effiziente Abläufe schaffen lassen – mit spürbarem Mehrwert für alle Beteiligten. Denn wer Prozesse wirklich versteht, kann sie nicht nur verbessern, sondern gezielt einsetzen, um Mitarbeitende zu entlasten, Compliance sicherzustellen und die Zufriedenheit im Arbeitsalltag zu steigern.
Unsere Stationen auf dieser Reise:
- Vom Berechtigungschaos im HR-Service, das nur mit Struktur und Klarheit zu bändigen ist.
- Über das Ticket-Routing im Service-Desk, das zwischen Irrläufern und KI-Intelligenz einen neuen Weg findet.
- Bis hin zum Bestellprozess, in dem aus einer absurden Helmpflicht plötzlich eine ernsthafte Prozessblockade wird.
Teil 1: Der Berechtigungsdschungel im HR-Service
Wer darf was – und warum eigentlich nicht (oder doch)?
Es beginnt wie so oft mit einer scheinbar harmlosen Frage: „Warum sehe ich eigentlich noch die Daten aus meiner alten Abteilung?“ Was auf den ersten Blick nach einem kleinen technischen Fehler klingt, entpuppt sich bei näherem Hinsehen als Grundproblem: unklare Rollen, unvollständige Berechtigungen, kein Überblick, wer eigentlich worauf Zugriff haben sollte – und wer nicht.
In vielen Unternehmen ist das Thema Berechtigungen ein blinder Fleck. Mitarbeitende erhalten zu viel Zugriff und gefährden damit unbeabsichtigt sensible Daten. Andere wiederum haben zu wenig Rechte und können ihre Aufgaben nur eingeschränkt erfüllen. Der Frust ist auf beiden Seiten spürbar: bei den Betroffenen, die auf wichtige Informationen warten müssen, und bei den Verantwortlichen, die weder die vollständige Übersicht noch ein verlässliches System zur Steuerung haben.
Besonders kritisch wird es, wenn Befugnisse sich ändern – etwa durch eine Versetzung oder Beförderung. Rollen bleiben häufig bestehen, obwohl sie längst nicht mehr zur aktuellen Tätigkeit passen. Umgekehrt kann es vorkommen, dass neue Rechte verspätet oder gar nicht vergeben werden. In einem realen Fall hatte eine Praktikantin Zugriff auf sensible Funktionen und konnte Urlaubsanträge genehmigen, ohne je dazu autorisiert worden zu sein. Gleichzeitig war ein erfahrener HR-Mitarbeiter durch fehlende Rechte in seiner Arbeit stark eingeschränkt. Die Verantwortung für diese Misere ließ sich nicht klar zuordnen. Die IT verwies auf HR, HR auf die Fachbereiche – und am Ende wusste niemand, wie es eigentlich zu den aktuellen Berechtigungen gekommen war.
In dieser Unübersichtlichkeit entsteht ein erheblicher Schaden: Nicht nur der Datenschutz wird gefährdet, sondern auch die Compliance gerät ins Wanken. Wenn Führungskräfte ihre eigenen Abwesenheiten genehmigen können oder keine klaren Prüfpfade existieren, ist das Vertrauen in den Prozess nachhaltig beschädigt.
Ein solcher Berechtigungsdschungel lässt sich nicht mit Einzelmaßnahmen oder informellen Absprachen beseitigen. Was es braucht, ist ein durchdachter, strukturierter Prozess – und genau hier kommt BPMN ins Spiel.
Vom Wildwuchs zur Klarheit – mit BPMN zum strukturierten Berechtigungsmanagement
Die Modellierung der Berechtigungsprozesse mit BPMN schafft eine Grundlage, auf der sich klare, überprüfbare und nachvollziehbare Abläufe etablieren lassen. Jeder Antrag auf Berechtigung folgt einem definierten Ablauf. Die Rollen der Beteiligten sind eindeutig festgelegt. Rechte ergeben sich logisch aus der Funktion einer Person – nicht aus ihrer Historie oder willkürlichen Entscheidungen.
Durch die Einführung eines digitalen Self-Service-Portals wurde es Mitarbeitenden ermöglicht, Berechtigungen gezielt zu beantragen. Die Genehmigungswege orientieren sich an der beantragten Rolle und der jeweiligen Organisationseinheit. So wird sichergestellt, dass beispielsweise kaufmännische Rollen eine andere Freigabe erfordern als fachliche Rollen – je nachdem, aus welchem Bereich der Antragsteller kommt. Diese Differenzierung ist insbesondere in Kliniken und anderen komplex strukturierten Organisationen entscheidend, wo abteilungsübergreifende Rollen und Rechte häufig vorkommen.
Der gesamte Prozess ist dabei so aufgebaut, dass er generisch für alle Rollen funktioniert, aber individuell reagiert, je nach Konstellation. Genehmiger werden automatisch ermittelt, Stellvertreterregelungen sind hinterlegt und auch die ITIL-konforme Dokumentation der Anträge ist im Prozess integriert. Die Kommunikation läuft zentral über das System, sodass kein manuelles Nachfassen mehr notwendig ist.
Ein zentrales Element des neuen Prozesses ist die Verbindung mehrerer Systeme – eine technische Herausforderung, die sich im Gesamtprozess allerdings als lösbar erwiesen hat. Durch die saubere BPMN-Modellierung konnte selbst das Fehlerhandling elegant in den automatisierten Ablauf integriert werden.
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Aus der Praxis: mehr Sicherheit, mehr Vertrauen, mehr Zufriedenheit
Seit der Einführung des strukturierten Prozesses hat sich die Lage spürbar verbessert. Mitarbeitende wissen heute genau, welche Rechte sie haben – und warum. Führungskräfte können sich darauf verlassen, dass sensible Daten nur von denjenigen eingesehen werden, die dazu berechtigt sind. Und das HR-Team hat endlich einen transparenten, revisionssicheren Prozess, auf den es sich verlassen kann.
Der Gewinn ist nicht nur technisch messbar. Auch das Vertrauen in die Organisation wächst. Wenn Prozesse nachvollziehbar sind und Rechte gezielt vergeben werden, fühlen sich Mitarbeitende sicherer – sowohl in Bezug auf ihre eigenen Daten als auch auf ihre Aufgaben. Die Compliance wird gestärkt, Fehlerquellen reduziert und die Zufriedenheit steigt messbar.
Fazit zur ersten Eskapade
Der Berechtigungsdschungel im HR-Bereich gehört zu den unsichtbaren Risiken vieler Unternehmen. Unklare Zugriffsrechte und fehlende Verantwortung führen nicht nur zu Datenschutzproblemen, sondern vor allem zu Frust und Unsicherheit im Arbeitsalltag. Doch mit einem klar definierten, digitalen und BPMN-basierten Prozess lassen sich diese Probleme strukturiert lösen. Rollen, Rechte und Abläufe werden nachvollziehbar – für Mitarbeitende wie für Führungskräfte. Der Aufwand lohnt sich: mehr Transparenz, bessere Zusammenarbeit und spürbar mehr Sicherheit.
In der nächsten Etappe unserer Reise geht es vom HR-Bereich in die IT – genauer gesagt: in den Service-Desk. Dort zeigt sich, wie falsch geroutete Tickets ganze Teams ausbremsen können – und wie intelligente Automatisierung kombiniert mit BPMN neue Wege eröffnet.
Teil 2 folgt: Ticket-Routing zwischen Irrläufern und Intelligenz – ein Erfahrungsbericht aus dem Service-Desk
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