Continue verbetering in de ISO-context | De sleutel tot duurzaam succes en waardecreatie

Continue verbetering is vereist in verschillende ISO-normen, zoals ISO 27001 en ISO 9001. Een organisatie moet daarom voortdurend werken aan het verbeteren van kwaliteit, informatiebeveiliging, waardecreatie en efficiëntie om de relevante certificeringen te verkrijgen - en dit dienovereenkomstig te kunnen aantonen. Bedrijven profiteren echter niet alleen tijdens de ISO 27001- en ISO 9001-audit als processen op een lange termijn en meetbare manier worden verbeterd.

Hoe werkt een continu verbeterproces (CIP)?

In de praktijk heeft de PDCA-cyclus zichzelf bewezen door de Plan-Do-Check-Act-fasen periodiek te herhalen. Deze methode wordt ook algemeen erkend als praktisch bij audits.

• Plan (plannen): Definieer doelstellingen met behulp van meetbare cijfers en bepaal de reikwijdte van de maatregelen
• Do (implementeren): Breng geplande maatregelen in de praktijk voor een bepaalde periode
• Check: Controleer resultaten (streefwaarden en werkelijke waarden) en gebruik deze gegevens om correlaties te analyseren
• Act: Implementeer en consolideer verbeteringen of draai wijzigingen terug als de kwaliteit of efficiëntie van processen of producten is verslechterd

Het CIP vindt altijd plaats op kleine schaal. Enerzijds is het hierdoor gemakkelijker om succes te meten; anderzijds zijn negatieve effecten op systemen, processen en deelgebieden doorgaans minimaal. Dit komt omdat het niet van tevoren duidelijk is of elke wijziging in het totale systeem zal werken of zelfs schade zal veroorzaken. Het zou daarom ook mogelijk moeten zijn om wijzigingen terug te draaien.

Er is geen einde aan het continu verbeterproces; Als organisatie streeft u er voortdurend naar om kosten te verlagen en de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren.

Waar is de CIP- of PDCA-cyclus te vinden in ISO-normen?

De PDCA-cyclus, die in de praktijk kan worden gebruikt om de continue verbetering van processtructuren te bereiken, is direct en indirect te vinden in verschillende hoofdstukken van ISO-normen; de overkoepelende high-level structuur creëert duidelijkheid en standaardisatie in het structurele ontwerp van verschillende ISO-normen.

• Planfase - Hoofdstuk 6 beschrijft de planning van alle maatregelen die relevant zijn voor kwaliteit (ISO 9001) of informatiebeveiliging (ISO 27001). Dit omvat ook het gebruik van middelen, de focus op klanttevredenheid, verantwoordelijkheden, risico's en de (meetbare) doelstellingen. De vervulling van de vereisten uit hoofdstuk 4 (overeenkomend met de context, vereisten en scope) en 5 (inclusief leiderschap, rollen en bevoegdheden) moet in aanmerking worden genomen bij de planning. In hoofdstuk 4 en 5 van de ISO-normen wordt de vereiste om het QMS of ISMS te verbeteren letterlijk op meerdere plaatsen geëist.
• Do-fase - Hoofdstukken 7 (Ondersteuning) en 8 (Operatie) zijn toegewezen aan de Do-fase. Dit gaat ook over de middelen, knowhow en vaardigheden die nodig zijn voor de implementatie. Gerichte interne en externe communicatie en documentatie tijdens de Do-fase zijn hier ook opgenomen. Verbetering wordt ook letterlijk als een maxime genoemd in verschillende subhoofdstukken.
• Check-fase - Hoofdstuk 9 (evaluatie van prestaties) beschrijft de vereisten voor interne audits en voor de evaluatie van het managementniveau. In deze prestatieanalyses moeten specifiek "mogelijkheden voor verbetering" worden overwogen.
• Act-fase - De Act-fase omvat de overdracht van alle bevindingen uit de Do-fase en (positieve en negatieve) afwijkingen van de Check-fase naar de praktijk (Hoofdstuk 10 "Verbetering"). Met andere woorden, de beoordeling van alle resultaten en de introductie van maatregelen om de doelstellingen te bereiken vormen de afsluiting van een run in de PDCA-cyclus.

De Act-fase is op zijn beurt relevant voor de daaropvolgende Plan-fase in de PDCA-cyclus. Hierdoor ontstaat een voortdurende cyclus van geplande, op verbetering gerichte acties en op gegevens/cijfers gebaseerde, meetbare beoordelingen en het afleiden van maatregelen, inclusief terugkerende controles op het behalen van de doelstellingen.

Concurrentievoordelen dankzij een continu verbeterproces

• Op lange termijn verbeteren kwaliteit, klanttevredenheid, procesdoorlooptijden en efficiëntie. Tegelijkertijd zijn er minder incidenten, klachten of fouten en worden kosten verlaagd.
• Duidelijke verantwoordelijkheden en sensibilisering voor verbetering: medewerkers in alle functies ontwikkelen oog voor kwaliteitsmanagement.
• In goede kwaliteitsmanagementstructuren worden alle medewerkers betrokken, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een systeem van verbetervoorstellen, waar vaak slechts een klein deel van het personeelsbestand actief betrokken is.
• De manier van kijken naar kwaliteit en kostenreductie verandert naar denken in termen van processen en standaardisatie. Alleen door gestandaardiseerde processen en gedocumenteerde procedures kan een gestructureerde, gecontroleerde en gerichte verbetering plaatsvinden.
• Risicobewustzijn wordt vergroot doordat processen als geheel worden bekeken en 'stelschroeven' nauwkeuriger worden bekeken. Dit creëert synergie-effecten, aangezien risicobeoordelingen ook in de meeste ISO-normen vereist zijn.
• Gecoördineerde organisatiebrede communicatie over kwaliteitsverbetering en maximale toegevoegde waarde wordt bevorderd.

Conclusie en praktische tips voor een succesvol continu verbeterproces (CIP) binnen het kader van ISO-normen

Natuurlijk kunnen de voordelen van een CIP alleen worden gerealiseerd als het managementsysteem in de praktijk wordt gebracht in de dagelijkse praktijk en niet alleen een theoretisch construct is dat wordt gebruikt om met zo min mogelijk middelen naar ISO-certificering te streven.

De invoering van een geïntegreerd managementsysteem (IMS), inclusief de te gebruiken GRC-software, moet gepaard gaan met transparante communicatie en training. Luister naar de zorgen en vragen van uw medewerkers, want een succesvol CIP vereist motivatie, duidelijke verantwoordelijkheden en begrijpelijke en realistische doelstellingen.

Implementeer een IMS (idealiter GRC-software) om risico's vast te leggen en te beoordelen en voor softwareondersteund beheer van maatregelen en controles.

En last but not least: vergeet niet om succesvolle en geïmplementeerde verbeteringen te communiceren - dit zorgt voor extra motivatie.