OMNITRACKER Contract Managemen Center 3840x1060

Contract Management

Effizientes und transparentes Vertragsmanagement

Gestalten Sie Ihr Vertragsmanagement aktiv und profitieren Sie von den umfassenden Möglichkeiten, die Ihnen OMNITRACKER Contract Management bietet. Es unterstützt Sie unternehmensweit in allen Phasen des Vertragsmanagements und erhöht die Transparenz erheblich. Das Contract Management gehört zum OMNITRACKER GRC Center und ist im Modul Governance Services angesiedelt.

Verträge sind die Grundlage aller Geschäftstätigkeiten

Unternehmerisches Handeln hängt vor allem von der Kenntnis, Vollständigkeit und Zuverlässigkeit vertraglicher Informationen ab. Fehlt der Überblick oder sind wichtige Informationen nicht verfügbar, erschwert das die Erfüllung der vertraglichen Vereinbarungen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Ihre Vorteile durch das Vertragsmanagement-Tool

Vorteile auf einen Blick:

  • Vertragsverwaltung
  • Optimierte Abläufe
  • Rechtssicherheit und Transparenz
  • Effiziente Kontrolle
  • Ausgereifte Plattformtechnologie
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OMNITRACKER Contract Management unterstützt alle Aufgaben des Vertragsmanagements. Mit der workflowbasierten und benutzerorientierten Applikation behalten Sie Ihr Vertragsmanagement im Griff und reduzieren Ihre Risiken. OMNITRACKER können Sie für alle Geschäftsprozesse einsetzen und damit Ihre Kosten beträchtlich senken. Sie können jederzeit weitere OMNITRACKER-Applikationen integrieren und die bestehende Funktionalität durch Konfiguration an Ihre Bedürfnisse anpassen. Über die leistungsfähigen OMNITRACKER-Schnittstellen können Sie externe Systeme einfach integrieren, beispielsweise ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme.

Effiziente Vertragsverwaltung
  • Zentraler Zugriff auf alle Verträge und wichtigen Informationen
  • Verwaltung zusammengehöriger Verträge
  • Klassifikation der Verträge
  • Verringerte Zugriffszeiten durch digitalisierte Verträge
Optimierte Abläufe
  • Einfache Datenerfassung
  • Workflowbasierte Prozesssteuerung
  • Ausgefeiltes Rollen- und Rechtekonzept
  • Umfangreiche Suchfunktionen
  • Alle Funktionen auch im Web verfügbar
Rechtssicherheit und Transparenz
  • Risikomanagement während des gesamten Lebenszyklus
  • Unterstützt die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
  • Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Effektive Kontrolle
  • Automatische Erinnerung an Vertragsverlängerungen, Kündigungen oder Laufzeitenden
  • Anpassbare Reports zur Auswertung
Ausgereifte Plattformtechnologie
  • Geschäftsprozess-Plattform
  • Einfach anpassbar und durch weitere Prozesse erweiterbar
  • Vollständige Integration von anderen OMNITRACKER-Applikationen
  • Leistungsstarke Schnittstellen

Effiziente Verwaltung und Organisation gemeinsam genutzter Verträge.

Kontaktieren Sie uns!

Die Funktionen der OMNITRACKER Vertragsmanagementsoftware

Mit OMNITRACKER Contract Management können Sie die Abläufe im Vertragsmanagement gezielt automatisieren, die Vertragserfüllung überwachen, Fehlerquoten verringern und personelle Ressourcen effizient einsetzen. Die klaren Rollendefinitionen führen zu transparenten Verantwortlichkeiten.
Verträge stehen allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung und müssen nicht mehr aufwendig in Papierarchiven gesucht werden. Die umfangreichen Suchfunktionen ermöglichen Ihnen ein schnelles Finden aller Verträge. Sie können direkt auf das Vertragsdokument und alle weiteren vertragsrelevanten Dokumente zugreifen, beispielsweise Beschlüsse, Genehmigungen und Vorversionen. Alle Vertragsänderungen sind durch die Historie transparent nachvollziehbar.

Systematische Planung
Die Verträge können Sie nach dem Geltungsbereich (Rahmenvertrag, oder Einzelvertrag) und der Vertragsart (z. B. NDA, Kaufvertrag, Wartungsvertrag) klassifizieren. Die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Verträgen (z. B. Vertragsergänzungen, Vertragsablösung) werden in OMNITRACKER Contract Management verwaltet und übersichtlich dargestellt.

Effiziente Bearbeitung
Vor der Freigabe kann der Vertrag fachlich und juristisch geprüft werden, beispielsweise durch das Controlling, die Fach- oder Rechtsabteilung. Nach erfolgreicher Prüfung gibt ein dazu berechtigter Mitarbeiter den Vertrag frei. Der gesamte Ablauf wird durch OMNITRACKER Contract Management unterstützt. Alle Beteiligten können ihre Kommentare, Fragen und Ergänzungen in OMNITRACKER erfassen und damit für alle anderen Beteiligten verfügbar machen. Jede Statusänderung des Vertrags wird revisionssicher gespeichert.

Statische und dynamische Rollenkonzepte unterstützen die Zusammenarbeit aller Beteiligter bei der Bearbeitung des Vertrags. Alle Mitarbeiter werden einer Benutzergruppe wie Controlling, Fachbereich oder Recht mit Lese- und Schreibrechten für bestimmte Vertragsarten zugeordnet (statische Rolle). Zusätzlich können Sie einen Vertragsinitiator und einen Vertragsverwalter festlegen oder einzelnen Personen Lese- oder Schreibrecht für einen bestimmten Vertrag zuweisen (dynamische Rolle). OMNITRACKER ist mandantenfähig und unterstützt die Verwaltung getrennter Vertragsbereiche in einer OMNITRACKER-Installation. Das reduziert Kosten und Komplexität.

Realistische Risikobewertung
Verträge müssen juristisch geprüft und Risiken realistisch bewertet werden. Dabei können Sie für jede Phase im Lebenszyklus eines Vertrags Risiken identifizieren. So erkennen Sie Verhandlungsrisiken, Laufzeitrisiken, Beendigungsrisiken oder Risiken in der Folgezeit frühzeitig und können rechtzeitig gegensteuern.

Sichere Abwicklung
Nach der Erfassung und Bewertung der Vertragsrisiken sowie der juristischen Prüfung folgt die Vertragsunterzeichnung. Der gültige Vertrag wird als PDF-Dokument in OMNITRACKER Contract Management gespeichert. So können Sie während der gesamten Vertragslaufzeit die Vertragserfüllung sowie die Vertragsrisiken überwachen.

Effektive Verwaltung und Kontrolle
Sie legen fest, wer nach der Unterzeichnung als Vertragsverwalter die Verantwortung für den aktiven Vertrag übernimmt. Mit dem Vertrag werden auch alle weiteren vertragsrelevanten Daten verwaltet. Verträge sind häufig über einen langen Zeitraum hinweg aktiv. Änderungen an Vertrag oder Zuständigkeiten oder die Kündigung des Vertrags können Sie bequem in OMNITRACKER Contract Management erfassen und nachvollziehen. Über die komfortablen Wiedervorlage- und Eskalationsmechanismen überwacht OMNITRACKER Contract Management Termine automatisch und weist rechtzeitig auf Terminüberschreitungen hin. So verpassen Sie keinen wichtigen Termin zur Verlängerung oder Kündigung von Verträgen. Auswertungen und Berichte können Sie auf Knopfdruck generieren und sich so jederzeit einen Überblick über den Status Ihrer Verträge verschaffen.

Durchgängige Integration
OMNITRACKER wächst mit Ihren Anforderungen. Auf Basis der OMNITRACKER-Plattform können Sie sehr einfach weitere OMNITRACKER-Applikationen integrieren, um weitere Geschäftsprozesse vollständig zu unterstützen. Alle OMNITRACKER-Applikationen sind so miteinander verknüpft, dass Sie jederzeit auf die Informationen anderer Prozesse zugreifen können. So stehen Ihnen die Vertragsdaten auch in anderen Prozessen zur Verfügung und Sie können auch angrenzende Prozesse optimal unterstützen, beispielsweise durch den Einsatz von OMNITRACKER Project Management Center und OMNITRACKER Risk Management.

OMNITRACKER GRC Center | Komplettsystem für eine gute Unternehmensführung

Ab einer gewissen Komplexität und Härte der Vorgaben an Ihre Organisation ist es sinnvoll die Bereichen Governance Risikomanagement und Compliance mit einer Software umzusetzen. Aufgrund der inhaltlichen Überschneidungen und des Zusammenwirkens der einzelnen Bereiche bietet es sich an, bei der softwaregestützten Umsetzung auf eine integrierte GRC-Lösung zu setzen. Dadurch lassen sich Ihre bereits eingeführten Prozesse, Strukturen, Unternehmenswerte und die IT-Infrastruktur bestmöglich monitoren und bezüglich aller GRC-Aspekte optimieren. Das OMNITRACKER Governance, Risk and Compliance Center fungiert als integrierte Plattform, die mehrere Management- und Kontroll-Systeme ineinander vereint.

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