Audit-Software: Wie Sie Audits optimal vorbereiten, dokumentieren und erfolgreich durchführen

Audit-Software: Wie Sie Audits optimal vorbereiten, dokumentieren und erfolgreich durchführen

Voit, Stefan | 04.01.2023
OMNINET Newsbeitrag Blogartikel Auditsoftware EN 770x395

Audit-Software vereinfacht den aufwendigen, langwierigen und komplexen Audit- und Compliance-Prozess. Sie unterstützt dabei, Gesetze, Normen und Co. sicher einzuhalten. Handlungsdruck entsteht spätestens dann, wenn Unternehmen wachsen, neue Märkte erschließen oder sich die Gesetzeslage ändert. Meist reicht dann eine Tabellenkalkulationssoftware nicht mehr aus. Doch für wen eignet sich ein spezielles Audit-Tool? Und welche Anforderungen deckt es ab? Eine Übersicht über alles Wichtige rund um Audit-Software.

Inhalt dieses Artikels

  • Wie funktioniert eine Audit-Software?
  • Welche Vorteile hat eine Audit-Management-Software?
  • Für wen eignet sich eine Audit-Software?
  • Woran erkenne ich, ob ein Audit-Tool das richtige ist?
  • Welche Anforderungen müssen Multi-Norm-Lösungen erfüllen?
  • Audit-Software-Checkliste: Das ist bei der Auswahl zu beachten.

Wie funktioniert eine Audit-Software?

Eine Audit-Software unterstützt Unternehmen bei ihrer Auditierung, also bei Prüfungen, Selbstbewertungen, Einzelaudits und Auditprogrammen. Sie hilft dabei, interne und externe Anforderungen zu dokumentieren, zu verwalten und deren Einhaltung sicher zu überwachen. Auch Auditprotokolle oder Berichte für die interne Revision lassen sich mit einer Audit-Management-Software automatisiert erstellen. Das optimiert den gesamten Audit-Prozess und vereinfacht die Compliance.

Die wichtigsten Funktionen einer Audit-Software sind:

  • Strukturierte Anforderungskataloge, die sich Schritt für Schritt erledigen lassen
  • Ableiten von Definitionen und konkreten Tasks
  • Erarbeiten und Durchführen von Kontrollmechanismen
  • Automatisierte Reports (zum Beispiel Auditberichte und Auditplanungen)
  • Koordinierung von Auditmeetings mit Rollenvergaben und Verantwortlichkeiten
  • Revisionssichere und lückenlose Dokumentation aller Änderungen und relevanten Bearbeitungsschritte

Welche Vorteile hat eine Audit-Management-Software?

Mit einer Audit-Software können Unternehmen ihren gesamten Audit- und Compliance-Prozess abbilden, durchführen und dokumentieren. Das bringt einige Vorteile mit sich:

  • Einfache und lückenlose Überwachung von Audits und Compliance-Vorgaben
  • Übersicht über alle relevanten internen und externen Anforderungen, den Ist-Stand und eventuelle Abweichungen
  • Rechtzeitiges Einleiten präventiver (über ein integriertes Risikomanagement) und korrektiver Maßnahmen
  • Nachweisbares Einhalten aller nötigen Gesetze, Standards und Compliance-Vorgaben
  • Leichtes Bestehen von Audits, Kontrollen und Lieferantenqualifizierungen
  • Vermeiden von gesetzlichen Sanktionen oder Imageschäden
  • Optimierung qualitätsrelevanter Prozesse sowie sicheres Umsetzen von Security- und Datenschutzanforderungen
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Bundes- und Landesbehörden

Für wen eignet sich eine Audit-Software?

Eine Audit-Management-Software eignet sich für jede Organisation, die regelmäßig externe und interne Anforderungen zu erfüllen hat – unabhängig davon, welche Gesetze, Normen oder Richtlinien das sind. So können sowohl große, kleine und mittelständische Unternehmen als auch NGOs und öffentliche Einrichtungen von einem Audit-Tool profitieren. Das gilt vor allem für die Branchen, die besonders stark reguliert werden – wie etwa der Finanz- und Versicherungssektor oder versorgungsrelevante Einrichtungen.

Wichtig dabei ist, dass die genutzte Audit-Software die spezifischen Bestimmungen der jeweiligen Branche unterstützt. So sollten für Automobil-Konzerne beispielsweise die Normen IATF 16949, VDA 6.3 und VDA TISAX in das Programm integriert sein. Für Krankenhäuser, Altenheime und andere Gesundheitseinrichtungen dagegen sind DIN EN 15224, ISO 13485 und B3S Gesundheit wichtig. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) listet Sicherheitsstandards für einzelne Branchen.

Woran erkenne ich, ob ein Audit-Tool das richtige ist?

Welche Gesetze, Normen oder Richtlinien in einer Audit-Software enthalten sind, ist abhängig vom jeweiligen Hersteller. Daher sollten Unternehmen vorab ein Anforderungsprofil erstellen und dieses anschließend mit den Features einer Software abgleichen.

Das OMNITRACKER Audit and Compliance Management beispielsweise ist individuell an die eigene Organisation anpassbar. Die Multi-Norm-Lösung ist Teil des OMNITRACKER GRC Center, mit dem Unternehmen auf einer Plattform alle ihre Risiko- und Compliance-Aspekte zentralisiert managen können. Die Integration aller drei Handlungsebenen – also Governance, Risikomanagement, Compliance – einer guten Unternehmensführung, die sich inhaltlich überschneiden und zusammenwirken, vereinfacht das Monitoring zusätzlich.

Welche Anforderungen müssen Multi-Norm-Lösungen erfüllen?

Die Audit-Software von OMNINET unterstützt Unternehmen beim Management ihrer Audits und Compliance-Vorgaben. Sie bildet fünf Audittypen ab, die sich individuell anpassen lassen:

  1. Prozessaudits
  2. Projektaudits
  3. Zertifizierungsaudits
  4. Managementsystemaudits
  5. Einzelaudits

Dank der Multi-Norm-Funktionalität ist die Audit-Software für jegliche Branchen und Organisationsgrößen geeignet. Integriert sind auch branchenunabhängige Anforderungskataloge wie „Information Security Management System“ (ISMS) nach ISO 27001 und Qualitätsmanagementsystem (QMS) nach ISO 9001. Zudem werden Merkmale nach ISO 19600 und 19011 sowie B3S-KRITIS-Prüfungen nach dem IT-Grundschutz des BSI berücksichtigt.

Alle nötigen Anforderungskataloge lassen sich im Audit-Tool frei definieren und inklusive der relevanten Fragen einfach einspielen. Dadurch können verschiedene Gesetze, Normen, Richtlinien sowie Prozesse behandelt und vorbereitet werden. Diese Flexibilität hilft dabei, neue Auditprozesse rechtzeitig zu etablieren.

Hinzu kommen ein integriertes Risikomanagement, ein rollenspezifisches Cockpit mit personalisierter Aufgabenliste, eine automatisierte Wissensdatenbank und ein Echtzeit-Informationssystem mit Business Intelligence.

Audit-Software-Checkliste: Das ist bei der Auswahl zu beachten

  • Ein modularer Aufbau der Audit-Software erlaubt es, den Funktionsumfang bei Bedarf zu erweitern.
  • Die Multi-Norm-Fähigkeit lässt alle nötigen Gesetze, Normen und Standards digital abbilden.
  • Standardisierte Schnittstellen sorgen dafür, dass das Audit-Tool flexibel auf Daten der bestehenden Softwarelandschaft zugreifen kann.
  • Ein erfahrener und etablierter Hersteller garantiert langfristige Stabilität.
  • Der Hersteller der Auditsoftware sollte bei Bedarf über Consultingleistungen verfügen.