Automatisierung als Lösung beim Fachkräftemangel und bei hohen Personalkosten
Der Fachkräftemangel und hohe Personalkosten erhöhen die Notwendigkeit nach Erleichterungen im operativen Geschäft durch automatisierte Prozesse. Dadurch lassen sich Routineaufgaben ressourcenschonender abwickeln, sodass mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle und qualitätssichernde Tätigkeiten bleibt.
Wie es gelingt, mit Prozessautomatisierung dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken
Der Fachkräftemangel ist keine neue Herausforderung für Unternehmen und Organisationen. Dennoch spitzt er sich in Zeiten zunehmender Spezialisierung und Technologisierung weiter zu und lässt kaum eine Branche aus. Inzwischen ist laut dem Chefökonom Alexander Börsch von Deloitte der Fachkräftemangel wieder das größte Risiko für Unternehmen; gefolgt von steigenden Rohstoffkosten, zunehmender Regulierung sowie Energiekosten.
Eine daher immer wichtiger werdende Möglichkeit, Qualifikations- und Arbeitskräftelücken zu schließen, besteht in der intelligenten Automatisierung von Geschäftsprozessen. Eine zunehmende Automatisierung wird hinter vorgehaltener Hand auch kritisch gesehen. Hier bedarf es jedoch ein Umdenken, dass durch (teil)automatisierte Prozesse Mitarbeiter*innen unterstützt und nicht ersetzt werden. Die Nachfrage nach Automatisierung hat mehr denn je das vordergründige Ziel, weiterhin die Produktivität und Effektivität trotz vorherrschenden Personalmangels überhaupt gewährleisten zu können.
Wiederkehrende administrative Aufgaben benötigen mehr Zeit und binden mehr Personalressourcen, als oft vermutet wird. Davon sind nicht nur IT-Abteilungen betroffen, sondern beispielsweise auch der Einkauf, HR, das Lager und die Logistik. Gerade im produzierenden Gewerbe sind exakt getimte Abläufe bis hin zu Just-in-sequence-Lieferungen tägliche Praxis. Da diese Tätigkeiten immer nach festen Regeln und gleichem Schema ablaufen, bietet sich hier ein standardisierter – und somit automatisierbarer – Workflow an.
Wie durch Prozess-Modellierung mit BPMN 2.0 das Prozessverständnis gefördert wird
Um die vorhandenen Automatisierungspotenziale im Unternehmen erkennen und etablieren zu können, müssen die einzelnen Prozesse genau untersucht werden. Der Prozessmodellierungsstandard BPMN 2.0 ist die international etablierte Lösung, um häufig wiederkehrende (repetitive) Abläufe im Unternehmen digital abzubilden. BPMN ist eine grafische Modellierungssprache, die eine systemübergreifende Kompatibilität gewährleistet. Eine solche visuelle Modellierung bietet den Vorteil, dass Geschäftsprozesse innerhalb der Organisation als Ganzes betrachtet werden. Dadurch werden ein besserer Überblick über die Prozesse geschaffen und alle Prozessbeteiligten identifiziert.
Der große Vorteil von den bildlich dargestellten Prozessen liegt in der Klarheit der Darstellung. Auf einen Blick ist der Workflow mitsamt Abhängigkeiten für alle Beteiligten erkennbar. Bei der Neugestaltung eines BPMN-Modells empfiehlt es sich, rechtzeitig die operative Ebene einzubinden, da Prozesse in der Praxis oft anders gelebt werden als vorgegeben. BPMN-Modelle verbessern somit das Prozessverständnis und sind die Basis für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Mit BPMN automatisieren Sie Ihre Prozesse zuverlässig und schaffen die Grundlage für Prozessmonitoring.
Vorteile einer Prozess-Modellierung mit BPMN 2.0
- Unterstützung bei komplexen Entscheidungen
- Konkrete Zieldefinitionen (messbare Performance einzelner Arbeitsschritte)
- Visualisierung von Prozessen
- Erhöhte Transparenz und Verständnis für alle Prozessbeteiligten
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Wie lassen sich die gewünschten Erleichterungen im Arbeitsablauf realisieren?
Die in den BPMN-Modellen entstandenen Workflows werden anschließend mit der BPMN-Software automatisiert ausgeführt. Die Engine überwacht dabei die fehlerfreie und schnelle Prozessausführung. Sie informiert die relevanten Mitarbeiter*innen über zu erledigende Aufgaben, aktiviert externe Datensysteme und führt Tasks direkt aus. So wird kein Schritt vergessen und die Ausführungsreihenfolge kontrolliert. Ein weiterer Vorteil der Prozessmodelle ist, dass der aktuelle Bearbeitungsstatus angezeigt wird. Vorgesetzte sehen, in welchem Zustand sich der Prozess befindet und welche Abteilung gerade den Vorgang bearbeitet. Prozesse laufen so nach einem festgelegten Schema ab. Alle Beteiligte erhalten eine erhöhte Transparenz Ihrer Tätigkeitsbereiche – bei gleichzeitiger automatisierter Durchführung einzelner Teilschritte.
Damit ist BPMN die technische Basis für die Digitalisierung von Workflows.
Sie möchten mehr über BPMN erfahren? Wir haben die wichtigsten BPMN-Elemente für Sie verständlich erklärt.