OMNITRACKER BPMN-Software für digitale Prozesse 20 1920

BPMN 2.0 | Basiswissen

Was ist BPMN?

Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0) ist ein internationaler Industriestandard für die digitale Prozessmodellierung. Abläufe in Ihrem Unternehmen, die immer wieder gleich oder sehr ähnlich ablaufen, lassen sich mit BPMN digital abbilden und automatisieren. Der Industriestandard BPMN 2.0 kann tool- und systemübergreifend verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu modellieren und zu automatisieren.

Zweck und Nutzen von BPMN

OMNINET BPMN Wissen Nutzen 740x520

BPMN verfolgt grundsätzlich zwei wesentliche Ziele. Zum einen hilft die Modellierung dabei, Prozessabläufe visuell von hoher Flughöhe aus zu betrachten. Dadurch wird das Verständnis des Gesamtablaufs vom initialen Schritt bis zum fertigen Ergebnis gefördert. Zum anderen eignen sich Geschäftsprozesse, die mit BPMN modelliert wurden, hervorragend für die automatisierte Durchführung der enthaltenen Arbeitsschritte.

Mithilfe dieses Ansatzes lassen sich bestehende Prozesse dokumentieren, auswerten und verbessern. Auch neue Abläufe können strategisch sinnvoll entworfen und implementiert werden. Durch die Automatisierung entstehen massive Kostenvorteile durch die schnelle und fehlerfreie Ausführung.

OMNITRACKER BPMN unterstützt die Modellierung mit dem OMNITRACKER BPMN Modeler; die Automatisierung bereits modellierter Prozesse wird über die OMNITRACKER BPMN Engine realisiert.

Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN schlägt Brücke zwischen Fachabteilungen und IT-Abteilung

BPMN Fachabteilung IT Abteilung

Ausgangslage ohne BPMN

Fachabteilungen IT-Abteilung
  • Kennen ihre Prozesse und verschriftlichen diese in beschreibender Form
  • Könnten zwar komplexe Prozesse umsetzen, jedoch bleiben Fragen zu den tatsächlichen Anforderungen offen
  • Können Abläufe aus technischer Sicht nicht detailliert genug beschreiben
  • Arbeiten mit zu speziellem Vokabular, das Fachabteilungen nicht verstehen
  • Technische Umsetzung beziehungsweise Automatisierung der Prozessbeschreibungen nicht möglich
  • Technische Umsetzung bildet nicht oder nicht vollständig die tatsächlichen Anforderungen der Fachabteilungen ab

Vorteile einer Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN

Die Modellierungssprache BPMN fungiert hier als Brücke, die die Anforderungen beider „Welten“ miteinander vereint. Prozessmodelle lassen sich einfach und übersichtlich erstellen, sodass auf einen Blick klar wird, welche Teilprozesse, welche Abteilungen oder Systeme am Prozess beteiligt sind, wo Entscheidungen anfallen oder Aktionen getriggert werden.

  • Leichtes Erstellen der Modelle auch ohne technischem Background
  • Einfache und komplexe Modelle, die skalierbar und erweiterbar sind
  • Technische Anreicherung in ausreichend hohem Detailierungsgrad
  • Organisatorisches Prozessmanagement und Automatisierung möglich

Aus welchen Elementen besteht BPMN?

  • Prozessbeteiligte | Pools & lanes
  • Aktivitäten | Activities
  • Verbindende Objekte | Connecting objects
  • Token | Token
  • Verzweigungen | Gateways
  • Ereignisse | Events
BPMN Wissen Highlight Alle Elemente

BPMN-Modelle sind immer gleich aufgebaut und verwenden als Prozessbausteine stets dieselben Standardelemente. Das erleichtert die Bedienung, sodass neue Modelle schneller erstellt und bestehende Modelle einfach erweitert oder angepasst werden können. Hinter jedem BPMN-Element steht eine festgelegte technische Funktionalität.

Prozessbeteiligte | Pools & Lanes

Jedes BPMN-Modell ist in waagrechte (seltener in senkrechte) Flächen (Pools und Lanes) aufgeteilt, die angeben, welche Personen beziehungsweise welche Abteilungen die Aktivitäten eines Prozesses ausführen. Üblicherweise wird hier mit einem Rollenkonzept gearbeitet, sodass die Aufgaben nicht Einzelpersonen zugewiesen werden, sondern einer Gruppe von Personen, die eine festgelegte Rolle einnimmt. Pools und Lanes können auch Organisationsgrenzen definieren.

BPMN Wissen 370x185 Kopie Pool

Pools

Innerhalb eines Pools wird ein Prozess vollständig abgebildet; ein Pool ist quasi die äußere Begrenzung eines Workflows. Prozesse können miteinander über verbindende Objekte (gesendete oder empfangene Dateien oder Nachrichten) verknüpft werden. Externe Pools werden als Black Box dargestellt.

BPMN Wissen 370x185 Kopie Lanes

Lanes

Lanes (auch als Bahnen oder Schwimmbahnen bezeichnet) untergliedern einen Pool, zum Beispiel nach Verantwortlichkeit und Rolle. Sequenzflüsse geben die Reihenfolge der Ausführung an und verbinden Aktivitäten miteinander.

Aktivitäten | Activities

Aktivitäten (blaue Felder) bezeichnen jeweils konkrete Handlungsschritte innerhalb eines Prozesses. Sequenzflüsse (Pfeile) verbinden Aktivitäten miteinander und geben die Abarbeitungsreihenfolge der einzelnen Aktivitäten an. Mehrere Aktivitäten können als Teilprozess ausgelagert werden, um die Komplexität eines Prozesses zu reduzieren. In der Praxis werden aus den einzelnen Aktivitäten dann Tasks generiert, die Einzelpersonen oder rollenbasiert einer Gruppe zugewiesen werden.

BPMN Wissen 370x185 Aufgabe v2

Aufgabe

Eine Aufgabe ist eine atomare Aktivität innerhalb eines Prozesses. Atomar bedeutet hier, dass die Aufgabe nicht in weitere Elemente aufgeteilt werden kann.

BPMN Wissen 370x185 Aufruf Aktivitaet v2

Aufruf-Aktivität

Eine Aufruf-Aktivität dient dazu, eine globale Aufgabe oder einen Prozess starten zu lassen. Ein solcher Aufruf erfolgt synchron, das heißt, die Aufruf-Aktivität wartet auf die Beendigung der globalen Aufgabe oder des Prozesses.

BPMN Wissen 370x185 Ereignis Teilprozess2 Ereignis Teilprozess v2

Ereignis-Teilprozess

Ein Ereignis-Teilprozess wird automatisch gestartet, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (über einen eintreffenden Sequenzfluss). Das Ereignis muss im Start-Ereignis des Prozessmodells angegeben werden.

Verbindende Objekte | Connecting objects

BPMN Wissen Sequenzfluss 370x185

Sequenzflüsse (durchgezogene Pfeile) steuern die Abfolge von Aktivitäten und Events sowie das Durchlaufen von Gateways; sie geben damit die „Leserichtung“ eines BPMN-Modells an.

Assoziationen (gepunktete Pfeile/Linien) zeigen Abhängigkeiten zu Datenobjekten, IT-Systemen und Notizen. In Notizen kann beispielsweise auf eine Dokumentation verwiesen werden, sodass manuelle Aufgabe auch korrekt und mit weniger Rückfragen ausgeführt wird.

Nachrichtenflüsse (gestrichelte Pfeile) werden für die Kommunikation zwischen den verschiedenen Pools verwendet. Damit lassen sich einzelne Prozesse miteinander verknüpfen. Nachrichtenflüsse können auch von Aktivitäten oder Ereignissen ausgehen.

Token | Token

Token dienen dem kontrollierten und nachvollziehbaren Ablauf von Einzelschritten. Sie zeigen an, an welcher Stelle sich ein Prozess gerade in der Ausführung befindet. Token steuern aus technischer Sicht außerdem, wann eine Aktivität (Task) gestartet werden darf und wann sie als beendet gilt.

Verzweigungen | Gateways

Gateways sind Entscheidungspunkte und werden als Diamant dargestellt. Sie regulieren, nach welcher Logik (eingehende und ausgehende) Sequenzflüsse miteinander in Verbindung stehen. Für mehr Flexibilität bei der Prozessmodellierung mit BPMN stehen neben einfacheren Gateways noch komplexere zur Verfügung, etwa instanziierende ereignisbasierte Gateways.

BPMN Wissen 370x185 Exklusives Gateway

Exklusives Gateway

Leitet ein eingehendes Token zu genau einem ausgehenden Sequenzfluss weiter, dessen Bedingung wahr ist (oder zum Standardfluss, falls keine der Bedingungen wahr ist). Mit diesem Gateway lässt sich steuern, welche der möglichen Aktivitäten als nächstes angestoßen werden soll.


Ein Beispiel: Sie gehen in ein Restaurant und müssen sich für genau ein Gericht entscheiden.

BPMN Wissen 370x185 Paralleles Gateway

Paralleles Gateway

Leitet pro eingehendem Token jeweils ein neu erzeugtes Token zu allen ausgehenden Sequenzflüssen weiter. Zusammen­führende parallele Gateways warten auf alle eingehenden Sequenz­flüsse. Mit diesem Gateway lassen sich parallel mehrere Aktivitäten anstoßen.


Ein Beispiel: Sie gehen in ein Restaurant und müssen sich für eine genau vorgeschriebene Anzahl mehrerer Gerichte entscheiden.

BPMN Wissen 370x185 Inklusives Gateway

Inklusives Gateway

Je nach festgelegter Bedingung wird nur ein Token auf einem Sequenzfluss erzeugt oder mehrere Tokens auf verschiedenen Sequenzflüssen. Es können also mehrere Aktivitäten folgen, es kann allerdings auch nur bei einer einzigen Aktivität bleiben.


Ein Beispiel: Sie gehen in ein Restaurant und können selbst entscheiden, ob Sie nur ein Gericht bestellen oder mehrere.

Ereignisse | Events

Ereignisse werden in BPMN besonders markiert, damit die grobe Struktur eines Prozesses auf einen Blick ersichtlich ist. Ereignisse zeigen an, wo der Prozess oder Teilprozess startet und wo er endet. Außerdem lassen sich relevante Zwischenschritte innerhalb des Prozesses optisch hervorheben.

BPMN Wissen 370x185 Start

Startereignis

  • Beginn eines Prozesses
  • Einfache Umrandung
  • Im OMNITRACKER zusätzlich grün markiert
BPMN Wissen 370x185 Zwischen

Zwischenereignis

  • Zwischen den Aufgaben
  • Veränderung in der Prozessausführung
  • Doppelte Umrandung
  • Im OMNITRACKER zusätzlich gelb markiert
BPMN Wissen 370x185 Ende

Endereignis

  • Ende eines Prozesses
  • Dicke Umrandung
  • Im OMNITRACKER zusätzlich rot markiert

Diese drei Ereignisarten lassen sich bei Bedarf modifizieren, sodass beispielsweise der Prozess abgebrochen wird, Nachrichten versendet werden oder ein anderer Prozess angestoßen wird. Auch zahlreiche Bedingungen lassen sich an Ereignisse knüpfen, sodass sich der Prozess bewusst verzögern lässt, bis ein bestimmter Zeitpunkt (etwa ein festgelegtes Datum) erreicht ist.

Die exakte Steuerung über Ereignisse macht BPMN-Prozesse so flexibel und ermöglichen immense Ressourcenvorteile bei der sicheren Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Lernen Sie, wie Sie Ihre Prozesse mit BPMN automatisieren und digitalisieren.

 

BPMN

Was ist ein Teilprozess in BPMN?

BPMN Teilprozess

Ein Teilprozess (aufklappbar, angezeigt durch ein Plus-Symbol am unteren Rand der Aktivität) startet die erste enthaltene Aktivität und wartet, bis die letzte Aktivität des Teilprozesses komplett ausgeführt wurde. Erst dann folgt der Prozess dem weiteren Ablauf über den Sequenzfluss.

Teilprozesse erleichtern die Erstellung und stellen die fehlerfreie Ausführung häufig verwendeter Arbeitsschritte sicher. Teilprozesse steuern die chronologische Abfolge eines BPMN-Modells und halten dieses übersichtlicher. 

Teilprozesse lassen sich als Aufruf-Aktivität in unterschiedlichen Prozessen wiederverwenden (vergleichbar einem Template), wenn Sie diese einmal modelliert haben. Das reduziert Aufwand und Risiko und führt zu einheitlichen Prozessabläufen.

Einfacher Musterprozess mit BPMN

Ein Beispielprozess aus dem HR-Umfeld soll ein besseres Verständnis des Zusammenspiels aller BPMN-Elemente vermitteln. Der Prozess startet bei der Person, die für das Onboarding der neuen Fachkraft verantwortlich ist. Nach einer Verifizierung werden alle notwendigen Schritte von der IT-Abteilung eingeleitet, damit am ersten Arbeitstag alles vorbereitet ist. Das ist zum Beispiel das (parallele) Anlegen aller notwendigen Accounts sowie das Bestellen der Hardware. Lediglich beim letzten Schritt der Prozesskette – dem Aufbau des Arbeitsplatzes ist eine zeitliche Vorgabe vorgesehen, sodass der Arbeitsplatz „just in time“ fertig ist.

Da viele der enthaltenen Aktivitäten stets gleich ablaufen, lässt sich die tatsächliche Durchführung über sogenannte Service-Tasks automatisiert steuern – wie etwa dass Accounts neu in einem IT-System angelegt werden. Die Ansteuerung externer Systeme findet über BPMN-Konnektoren statt.

Automatisierung mit BPMN | Start in die Digitalisierung

Geschichtliche Einordnung: Weiterentwicklung zu BPMN 2.0

Die überarbeitete Version von BPMN wurde 2011 freigegeben und setzt auf ein standardisiertes xml-Format, das importierbar und exportierbar ist. Dadurch wird ein Austausch zwischen verschiedenen BPMN-Systemen ermöglicht. Die ISO/IEC 19510:2013 hat die Version 2.0.1 zum internationalen Standard erklärt. Unternehmen setzen mit der Modellierungssprache BPMN auf ein etabliertes Vorgehen für die Modellierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Das Versionsupgrade zur Version 2 enthält folgende Merkmale:

  • Funktionen können selbst erweitert werden.
  • Ereignisse lassen sich feingranular modifizieren und erweitern.
  • Interaktionen durch Menschen können jetzt besser innerhalb der Modelle abgebildet werden.
  • Prozesse können harmonischer aufeinander abgestimmt werden.

Fazit zur Version 2.0
Über eine Prozesslandkarte kann nun die gesamte Prozesslandschaft eines Unternehmens abgebildet werden. Zusammen mit den genannten erweiterten Steuerungsfunktionen ist es nun deutlich einfacher, BPMN-Prozesse abteilungsübergreifend zusammenzuführen. Das wirtschaftliche Potenzial eines solchen ganzheitlichen Automatisierungsnetzes ist enorm.

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BPMN-Netzwerk: OMNINET ist Mitglied der Model Interchange Working Group

BPMN MIWG Batch final

Die MIWG (Model Interchange Working Group) ist eine Organisation, die Personen und Unternehmen zusammenbringt und den fachlichen Austausch zum Thema BPMN fördert.

Die Gruppe soll Tool-Hersteller bei der Weiterentwicklung und effizienteren Nutzung des BPMN-Standards unterstützen. OMNINET ist Teil dieses internationalen Zusammenschlusses und damit maßgebender Innovationstreiber in Sachen Prozessautomatisierung mit BPMN.

OMNITRACKER BPMN Foundation Training: der schnelle Einstieg in BPMN

Sie möchten nach diesem theoretischen Einstieg selbst BPMN-Prozesse modellieren? Mit praxisnahen Übungen im OMNITRACKER BPMN Foundation Training bekommen Sie ein Gespür für die Syntax und den praktischen Ablauf einer BPMN-Modellierung. Selbstverständlich wird die wichtigste Theorie (alle Symbole, Begriffe etc.) im Training selbst aufgefrischt, sodass Sie keinerlei Vorkenntnisse brauchen oder Kund*in sein müssen.

Ziel des dreitägigen Trainings ist, dass Sie in Theorie und Praxis das notwendige Know-how aufbauen, um (automatisierbare) BPMN-Diagramme selbst von Grund auf zu erstellen.

Nächste Termine, Preise und eine detaillierte Inhaltsbeschreibung des Trainings finden Sie in unserem Trainingskalender.

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