Robotic Process Automation (RPA) – die Revolution bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

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Definition von RPA: Was steckt hinter dem Technologie-Trend?

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man die Automatisierung von Geschäftsprozessschritten, die immer wieder (repetitiv) und dabei strukturell stets gleich ablaufen. Eine RPA-Software arbeitet dabei wie ein menschlicher Mitarbeiter auf der Benutzeroberfläche (Interface) bereits bestehender Software-Systeme. Eine eigene Schnittstelle muss dafür nicht konfiguriert werden. RPA-„Roboter“, verkürzt auch als „Bots“ bezeichnet, agieren ausschließlich digital. Sie können analoge Informationen nicht verarbeiten und funktionieren – wie jede andere Software auch – ohne separate Hardware.

Vorteile und Einsatzgebiete von Robotic Process Automation

RPA-Anwendungen sind mit nahezu allen Softwaretypen kompatibel, was die potenziellen Einsatzgebiete erweitert. Die geringen Implementierungskosten wirken sich positiv auf den Return on Investment (ROI) aus. Arbeitsprozesse können oft schon innerhalb weniger Tage automatisiert ablaufen. Tiefgehende Programmierkenntnisse sind in der Regel nicht notwendig.

Folgende Vorteile sprechen für den Einsatz von RPA-Software:

  • Erhöhtes Arbeitspensum: Roboter-Software kann rund um die Uhr mit einer gleichbleibend hohen Geschwindigkeit arbeiten.
  • Dauerhafte Fehlerfreiheit: Innerhalb geplanter Prozesse funktionieren RPA-Systeme fehlerfrei. Zudem lässt sich robotergestützte Software für die Qualitätssicherung einsetzen. Formulare oder andere Eingaben werden auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft.
  • Gesteigerte Mitarbeitermotivation: Monotone Arbeiten oder Tätigkeiten mit großem Tippaufwand kann die Maschine übernehmen. Menschliche Mitarbeiter können sich abwechslungsreicheren und strategisch wichtigeren Aufgaben widmen.
  • Mehr Transparenz: Robotic-Process-Automation-Softwares eignen sich auch für die Erstellung von regelmäßigen Reports, bei denen die Daten aus mehreren Systemen herausgezogen und strukturiert dargestellt werden müssen. Durch automatisierte Analysen großer Datenmengen kann RPA auch als Frühwarnsystem eingesetzt werden, wenn z. B. bestimmte Daten regelmäßig ausgelesen werden. Bei zuvor bestimmten Abweichungen oder unvorhergesehenen Ereignissen kann eine Meldung an einen menschlichen Mitarbeiter erfolgen. Dieser entscheidet dann im individuellen Einzelfall, ob eine Handlung erforderlich ist.
  • Verbesserte Geschäftsprozesse: Wenn eine Robotic-Process-Automation-Anwendung zum ersten Mal eingesetzt werden soll, ist ein Unternehmen dazu gezwungen, sich mit der eigenen Geschäftsprozessstruktur auseinanderzusetzen. Beim Erstellen der „Wenn-dann-Regeln“, die später für den Bot gelten, müssen die Funktionsweisen der firmeninternen Prozesse genau analysiert werden. Wie sieht die digitale Landschaft in einem Unternehmen aus? Welche Geschäftsprozesse laufen unnötig kompliziert ab? Solche Fragen sollten beim erstmaligen Einsatz von RPA im Detail geklärt werden. Bei dieser „erzwungenen“ Prozessanalyse bietet es sich an, bestehende Workflows zu überarbeiten und zu optimieren.
  • Effizientes Value-Chain-Management: Der Wertschöpfungsprozess von Informationen und Materialien wird optimiert, was letztendlich zu einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit führt.

Robotic Process Automation ist in manchen Branchen rentabler als in anderen. Vor allem in den Bereichen Finanzen, Logistik, Produktion und HR gibt es viele routinemäßigen Tätigkeiten, die immer wieder nach demselben Schema ablaufen und gleichzeitig eine hohe Genauigkeit bei der Eingabe erfordern. Auch das Arbeiten mit Datenbanken eignet sich für robotergestützte Automatisierungsprozesse. Sowohl das Pflegen als auch das Auslesen von Datensätzen erweist sich als zeitintensiv, monoton und fehleranfällig. Gerade für diese Aufgabenarten sind RPA-Systeme perfekt geeignet. Robotic Process Automation ersetzt keine bestehende IT-Architektur, sondern ergänzt sie punktuell.

Grenzen und Herausforderungen robotergestützter Geschäftsprozess-Technologien

Die spezifische Funktionsweise von Bot-Software schließt einige Tätigkeiten aus, die sich bisher nur schlecht mittels RPA automatisieren lassen:

  • RPA-Software ist für Arbeitsschritte ungeeignet, bei denen Kreativität, problemlösendes Denken oder strategisches Handeln notwendig sind.
  • Jede einzelne Aktion muss vorgegeben werden, inklusive aller Bedingungen. Kommt es auch nur zu einem einzelnen unvorhergesehenen Ereignis innerhalb der Ausführungskette, kann der Roboter nicht weiterarbeiten. Daher müssen RPA-Bots regelmäßig nachjustiert werden, da sie bestehende Software-Systeme nutzen. Ändert sich ein Schritt einer Arbeitsabfolge, muss der Bot manuell konfiguriert werden – was wiederum Testphasen nach sich zieht und Zeit kostet.
  • Unklare oder mehrdeutige Datenstrukturen beeinträchtigen die Funktionalität von Robotic-Process-Automation-Systemen.
  • RPA-Bots müssen koordiniert, überwacht und am Anfang aufgesetzt werden, was wiederum Ressourcen kostet.

Je komplexer eine RPA-Struktur wird, desto mehr bietet es sich an, für die koordinierte Überwachung der eingesetzten RPA-Automatismen wiederum RPA-Bots einzusetzen. Man spricht hierbei von der „Orchestrierung von Prozessen“.

Was bedeutet Robotic Process Automation für OMNITRACKER?

OMNITRACKER ist keine RPA-Software im eigentlichen Sinn. Dennoch gibt es Schnittmengen zwischen RPA-Systemen und unserer Geschäftsprozess-Plattform OMNITRACKER. Zum einen können Geschäftsprozesse automatisiert werden, wodurch sich die Bearbeitungszeit und die Fehleranfälligkeit reduzieren lassen. Das spart Zeit und Geld und verbessert die Qualität der intern und extern angebotenen Dienstleistungen und Produkte.

Ein großer Vorteil von Robotic Process Automation liegt darin, dass programmübergreifend agiert werden kann, da lediglich auf Frontend-Ebene gearbeitet wird. Es wird keine spezielle Schnittstelle benötigt, was das Arbeiten über verschiedene Systeme hinweg erleichtert. Allerdings besteht das Risiko, dass Sie bei jedem einzelnen Update jeder verwendeten Software prüfen müssen, ob die Arbeit des Roboters von den Änderungen betroffen ist. Das kann die Rentabilität von RPA-Systemen massiv negativ beeinflussen. Beim Business Process Ecosystem OMNITRACKER sind bereits alle Applikationen (Software-Module) perfekt aufeinander abstimmt. So bleiben Sie unabhänig von Drittsystemen. Das heißt, dass Sie selbst bestimmen, ob und wann Sie Änderungen am System vornehmen. Sie agieren in Sachen Automatisierung selbst und müssen nicht auf äußere Umstände (Updates von Drittsystemen) reagieren.

Mit der Prozessautomatisierung über RPA kann zwar relativ schnell und vergleichsweise einfach gestartet werden, allerdings ist das Einsatzgebiet auf simple Arbeitsschritte beschränkt. Je komplexer das Geflecht von Arbeitsabläufen ist, desto weniger rentiert sich eine RPA-Software. Genau hier kommt die Modellierungssprache Business Process Model and Notation (BPMN) ins Spiel. Mit der OMNITRACKER BPMN Engine können Sie auch komplexe automatisierte Business-Abläufe individuell gestalten, bei denen RPA scheitert. Bei der technischen Umsetzung haben Sie mit BPMN 2.0 grenzenlose Gestaltungsmöglichkeiten und können auch extrem verflochtene Geschäftsprozesse automatisieren. Die von Ihnen definierten Arbeitsabläufe werden zuverlässig und schnell ausgeführt, was den Kreis zu Robotic Process Automation wieder schließt.

 

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Fazit: RPA vs. BPMN

Die zugrundeliegende Technik von Robotic Process Automation ähnelt der von BPMN-Systemen sehr stark. Dadurch dass RPA wie ein menschlicher Anwender am Frontend (also an der Benutzeroberfläche) arbeitet, kann es zu Komplikationen kommen, sobald sich das Backend, also die programmierte Systemebene, oder das Interface ändern. BPMN agiert im Backend, wodurch ein Unternehmen mehr Kontrolle über die automatisierten Prozesse hat und unabhängig von externen Einflüssen (anderen Softwareprogrammen) ist.

Gerade für das Automatisieren komplexer Geschäftsprozesse ist RPA beim aktuellen Stand der Technik ungeeignet und ein automatisiertes BPMN-Modell zu empfehlen. Nichtsdestotrotz bietet Robotic Process Automation für manche Branchen ein großes Zukunftspotenzial. Hierbei dürfte eine wichtige Rolle spielen, wie gut sich RPA mit künstlicher Intelligenz (KI) in Einklang bringen lässt. Mit selbstlernenden KI-Technologien ausgestattet, könnten RPA-Lösungen noch wesentlich flexibler und somit praxistauglicher werden. Wie schnell dieser Entwicklungsschritt vonstattengeht, bleibt abzuwarten.

 

Erfahren Sie mehr zu optimierten Geschäftsprozessen mit BPMN 2.0.

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geschrieben am 29.07.2019 von Voit, Stefan