OMNITRACKER E mail Gateway Verarbeitung Nachrichten

OMNITRACKER Email Gateway

L'OMNITRACKER Email Gateway pour le traitement standardisé des messages

Documentez automatiquement tous les e-mails au sein de votre système

Avec l’OMNITRACKER Email Gateway, vous intégrez automatiquement tous les e-mails entrants et sortants dans votre système OMNITRACKER. L’Email Gateway permet un traitement automatisé des e-mails entrants et sortants, basé sur des règles, et intègre les serveurs de courrier électronique grâce à des protocoles de courrier électronique standardisés.

Les avantages du traitement automatisé des e-mails

Les avantages en un coup d'œil :

  • Base de communication centrale
  • Des temps de réponse plus rapides
  • Vue d'ensemble et transparence
  • Un archivage fiable

Le nombre de messages entrants entre les demandeurs de services et les organismes de services est en constante augmentation, ce qui entraîne des coûts et nécessite des ressources précieuses. Le traitement automatique des e-mails est particulièrement utile pour les boîtes aux lettres électroniques qui regroupent différents destinataires. Cette communication uniforme et efficace dans un seul outil augmente considérablement la productivité et l'efficacité. L’OMNITRACKER E-mail Gateway est utilisée pour intégrer des messages externes dans le système OMNITRACKER. Ces informations y sont traitées et peuvent être utilisées pour toutes les applications OMNITRACKER.

Base de communication centrale pour tous les départements

L’OMNITRACKER E-mail Gateway prend en charge différents formats de messages. Elle constitue donc la base d'un "système de messagerie unifiée". Avec l’Email Gateway, plusieurs formats d'e-mails sont automatiquement rassemblés dans votre système et peuvent être traités dans l'ensemble de votre entreprise. Avec les applications modulaires OMNITRACKER, tous les flux de travail peuvent être étendus en utilisant une base de données centrale pour toutes les informations.

Des temps de réponse plus rapides pour les demandes internes et externes

Après la catégorisation et l'attribution automatiques des messages entrants, une autre distribution a lieu dans le système central, de sorte que toutes les informations soient disponibles pour toutes les applications OMNITRACKER. Par exemple, lors du ticketing au sein de l’OMNITRACKER ITSM Center, une attribution automatique d'un ticket à la bonne personne (qualifiée et disponible) est possible.

Une meilleure vue d'ensemble et une plus grande transparence dans le traitement des messages

En plus de la transmission à la bonne personne, des processus de soutien sont également lancés au sein d'OMNITRACKER (catégorisations, affectations, notifications ou rappels automatiques, etc.). Pour une meilleure vue d'ensemble, des e-mails automatiques sont envoyés après l'achèvement des différentes étapes individuelles de travail, afin que toutes les parties impliquées dans ce processus puissent voir l'état de traitement respectif. Cela garantit la transparence et l'exactitude de tous les processus.

Gain de temps et archivage fiable

Tous les messages entrants et sortants sont automatiquement archivés au sein d’OMNITRACKER. Ceci garantit qu'aucun message ne soit perdu et que l'historique des appels et des demandes puisse être retracé, si nécessaire.

Recevez tous les messages automatiquement grâce à l’OMNITRACKER Email Gateway.

Contactez-nous

La fonctionnalité OMNITRACKER Email Gateway

Les demandes entrantes des clients, fournisseurs et partenaires doivent être classées, attribuées, traitées, et il faut par la suite y répondre et les archiver. OMNITRACKER prend en charge ces tâches automatiquement grâce à l'Email Gateway.

L'Email Gateway d'OMNINET capture automatiquement tous les e-mails entrants et sortants et constitue la base du traitement uniforme des messages au sein d'OMNITRACKER. L'outil helpdesk OMNITRACKER ITSM Center catégorise les demandes selon des spécifications définies et attribue automatiquement les tâches à un processeur disponible et qualifié. L'expéditeur est informé de la réception de la demande. D'autres applications OMNITRACKER sont utilisées pour lancer davantage de processus (par exemple, project management, risk Management or booking requests). Les réponses aux demandes sont clairement archivées dans la base de données OMNITRACKER.

L'interface de programmation complète OMNITRACKER Automation Interface permet le traitement ultérieur des e-mails entrants dans d'autres applications. L'OMNITRACKER Automation Interface fait partie du système de base OMNITRACKER. Les e-mails générés au sein d'OMNITRACKER sont automatiquement envoyés via SMTP, MAPI ou MS-Graph (Office 365). Il est également possible de créer ses propres scripts, qui contiennent des règles pour des opérations ultérieures. Les objets OMNITRACKER peuvent être créés automatiquement à partir des e-mails entrants. L'utilisation d'une recherche en texte intégral permet de chercher parmi les anciens et les nouveaux e-mails ainsi que parmi les pièces jointes.

Évaluation des informations contenues dans les courriers électroniques :

  • Objet
  • Message électronique ("Corps" y compris l'évaluation du contenu)
  • Adresse de l'expéditeur et du destinataire
  • Annexes
  • Confirmation de réception et de lecture (DSN)

Cette approche basée sur le gateway facilite également la mise en œuvre de votre politique de sécurité. Avec OMNITRACKER, vous pouvez continuer à utiliser l'infrastructure e-mail de votre entreprise, y compris le contrôle du cryptage, du contenu et des virus.

Utilisateurs satisfaits d’OMNITRACKER

OMNITRACKER rend les processus plus clairs et plus simples

L’Email Gateway possède les caractéristiques suivantes:

OMNITRACKER feature Integriert v2

Intégration

Intégration complète du produit dans votre propre infrastructure

Flexible black v2

Flexible

Très grande flexibilité des produits : facilement adaptables et extensibles

OMNITRACKER feature Kombinierbar

Standardisé

Utilisable pour toutes les applications OMNITRACKER

OMNITRACKER feature Automatisch v2

Automatique

Catégorisation et enregistrement des messages au sein du système

OMNITRACKER feature Kosten

Coûts

Réduction de l'effort administratif

OMNITRACKER feature dokumentation 01

Documentation

Communication traçable et vérifiable

Attribution automatique des e-mails entrants

OMNITRACKER E mail Gateway Automatische Zuordnung

Vous recevez un e-mail de votre client avec des informations sur un changement d'adresse. Grâce à l'OMNITRACKER E-mail Gateway, ce message, y compris ses pièces jointes, est analysé. L'Email Gateway reconnaît qu'il s'agit d'une modification des données de base et transmet cette information, par exemple, au système de base dans OMNITRACKER, où les données de base sont mises à disposition pour toutes les applications. Votre client reçoit une confirmation de réception de la demande. Le message est attribué à la personne appropriée responsable de la maintenance de la base de données de base. Le processus interne de maintenance des données de base est déclenché par OMNITRACKER. La personne responsable a maintenant une nouvelle tâche ouverte et en sera informée. Une fois la mise à jour terminée, votre client et le responsable du compte concerné recevront une notification sur la réalisation de la demande.

Avec l'OMNITRACKER Email Gateway, les e-mails sont reçus des serveurs de messagerie utilisant les protocoles POP3, IMAP4, MAPI ou MS-Graph. Ces messages sont automatiquement convertis en objets OMNITRACKER, puis analysés et traités. L'OMNITRACKER Email Gateway est la base d'une utilisation étendue de vos applications OMNITRACKER.

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