OMNITRACKER Email Gateway

Documenteer alle e-mails automatisch in uw systeem

Met de OMNITRACKER Email Gateway integreert u alle inkomende en uitgaande e-mails automatisch in uw OMNITRACKER systeem. De Email Gateway maakt een geautomatiseerde, op regels gebaseerde verwerking van inkomende en uitgaande e-mails mogelijk en integreert mailservers via gestandaardiseerde e-mailprotocollen.

Voordelen van de geautomatiseerde verwerking van e-mails

Voordelen in een oogopslag:

Centrale communicatiebasis
Snellere reactietijden
Overzicht en transparantie
Betrouwbare archivering

Het aantal inkomende berichten tussen aanvragers van diensten en dienstverlenende organisaties neemt voortdurend toe, wat kosten veroorzaakt en kostbare middelen vergt. Automatische e-mailverwerking is bijzonder nuttig voor e-mail-inboxen die verschillende ontvangers bundelen. Deze uniforme en efficiënte communicatie in één enkel hulpmiddel verhoogt de productiviteit en efficiëntie aanzienlijk. De OMNITRACKER Email Gateway wordt gebruikt om externe berichten in het OMNITRACKER systeem te integreren. Daar wordt deze informatie verwerkt en kan ze voor alle OMNITRACKER toepassingen worden gebruikt.

Centrale communicatiebasis voor alle afdelingen

De OMNITRACKER Email Gateway ondersteunt verschillende berichtformaten. Daarom is het de basis voor een "Unified Messaging System". Met de Email Gateway worden verschillende e-mailformaten automatisch in uw systeem verzameld en kunnen ze company-wide worden verwerkt. Met de modulaire OMNITRACKER toepassingen kunnen alle workflows worden uitgebreid door gebruik te maken van een centrale database voor alle informatie.

Snellere reactietijden voor interne en externe verzoeken

Na de automatische categorisatie en toewijzing van inkomende berichten vindt een verdere distributie plaats in het centrale systeem, zodat alle informatie beschikbaar is voor alle OMNITRACKER applicaties. Bij ticketing in het OMNITRACKER ITSM Center is bijvoorbeeld een automatische toewijzing van een ticket aan de juiste persoon (gekwalificeerd en beschikbaar) mogelijk.

Beter overzicht en transparantie bij de verwerking van berichten

Naast het doorsturen naar de juiste persoon worden in OMNITRACKER ook ondersteunende processen in gang gezet (categoriseringen, opdrachten, automatische meldingen of herinneringen etc.). Voor een beter overzicht worden na de voltooiing van relevante afzonderlijke werkstappen automatisch e-mails verzonden, zodat alle bij dit proces betrokken partijen de desbetreffende verwerkingsstatus kunnen inzien. Dit zorgt voor transparantie en correctheid in alle processen.

Tijdbesparende en betrouwbare archivering

Alle inkomende en uitgaande berichten worden automatisch gearchiveerd in OMNITRACKER. Dit zorgt ervoor dat er geen berichten verloren gaan en dat gesprekshistorieken en aanvragen, indien nodig, kunnen worden getraceerd.

Ontvang alle berichten automatisch met de OMNITRACKER Email Gateway.

Contacteer ons

Functionaliteit OMNITRACKER Email Gateway

Funktionsweise E mail Gateway OMNITRACKER

Binnenkomende verzoeken van klanten, leveranciers en partners moeten worden geclassificeerd, toegewezen, verwerkt, beantwoord en gearchiveerd. OMNITRACKER neemt deze taken automatisch over met de Email Gateway.

De E-mail Gateway van OMNINET registreert automatisch alle inkomende en uitgaande e-mailberichten en vormt de basis voor een uniforme berichtverwerking in OMNITRACKER. De helpdesktool OMNITRACKER ITSM Center categoriseert verzoeken aan de hand van gedefinieerde specificaties en wijst automatisch taken toe aan een beschikbare en gekwalificeerde verwerker. De afzender wordt op de hoogte gebracht dat het verzoek is ontvangen. Andere OMNITRACKER toepassingen worden gebruikt om verdere processen te initiëren (bijv. project management, risk Management of booking requests). De beantwoorde aanvragen worden overzichtelijk in de OMNITRACKER database gearchiveerd.

De omvangrijke programmeerinterface OMNITRACKER Automation Interface maakt de verdere verwerking van binnenkomende e-mails in andere toepassingen mogelijk. De OMNITRACKER Automation Interface maakt deel uit van het OMNITRACKER basissysteem. De in OMNITRACKER gegenereerde e-mails worden automatisch via SMTP, MAPI of MS-Graph (Office 365) verzonden. Het is ook mogelijk om eigen scripts aan te maken, die regels bevatten voor verdere bewerkingen. OMNITRACKER objecten kunnen automatisch uit inkomende e-mails worden aangemaakt. Het gebruik van een full text search helpt bij het doorzoeken van oude en nieuwe e-mails en e-mail bijlagen.

Evaluatie van e-mail informatie:

Onderwerp
E-mail bericht ("Body" incl. evaluatie van de inhoud)
Adres van afzender en ontvanger
Bijlagen
Ontvangst- en leesbevestiging (DSN)

De gateway-gebaseerde aanpak vergemakkelijkt ook de implementatie van uw security policy. U kunt de eigen e-mailinfrastructuur van uw bedrijf met OMNITRACKER blijven gebruiken, inclusief encryptie, inhouds- en viruscontroles.

Overtuigde OMNITRACKER gebruikers

OMNITRACKER maakt processen overzichtelijker en eenvoudiger

De Email Gateway biedt u deze mogelijkheden:

Geïntegreerd

Volledige productintegratie in uw eigen infrastructuur

Flexibel

Uiterst hoge productflexibiliteit: gemakkelijk aanpasbaar en uitbreidbaar

Gestandaardiseerd

Bruikbaar voor alle OMNITRACKER toepassingen

Automatically

Categorisering en registratie van berichten in het systeem

Kosten

Vermindering van de administratieve inspanningen

Documentatie

Traceerbare en verifieerbare communicatie

Automatische toewijzing van inkomende e-mails

OMNITRACKER Email Gateway Automatische Zuordnung

U ontvangt een e-mail van uw klant met informatie over een adreswijziging. Dankzij de OMNITRACKER Email Gateway wordt dit bericht inclusief de bijlagen geanalyseerd. Zij herkent dat het om een wijziging in de masterdata gaat en stuurt deze informatie door, bijv. naar het basissysteem in OMNITRACKER, waar de masterdata voor alle toepassingen beschikbaar worden gemaakt. Uw klant ontvangt een bevestiging van de ontvangst van het verzoek. Het bericht wordt toegewezen aan de juiste persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de masterdata. Het interne proces voor het onderhoud van de masterdata wordt door OMNITRACKER in gang gezet. De verantwoordelijke heeft nu een nieuwe open taak en wordt verwittigd. Nadat de update is voltooid, ontvangen uw klant en de respectieve accountmanager een notificatie over de succesvolle voltooiing van de aanvraag.

Met de OMNITRACKER Email Gateway worden e-mails ontvangen van mailservers die gebruik maken van de protocollen POP3, IMAP4, MAPI of MS-Graph. Deze berichten worden automatisch in OMNITRACKER objecten geconverteerd, gevolgd door analyse en verwerking. De OMNITRACKER Email Gateway is de basis voor een uitgebreid gebruik van uw OMNITRACKER toepassingen.