Een self-service portal stelt uw personeel en klanten in staat om toegang te krijgen tot de diensten van uw bedrijf vanaf elk apparaat en op elke locatie, op elk moment. Tickets kunnen met minimale inspanning direct in de browser worden aangemaakt met behulp van vooraf gedefinieerde workflows, of er kan eenvoudig in een knowledge database worden gezocht. Op deze manier kunnen aanvragen snel worden ingediend of oplossingen worden gevonden door de gebruiker.
Rolgebaseerde permissies en budgetlimieten definiëren een individueel aangepaste lijst van diensten waartoe gebruikers toegang hebben. Een web store integratie breidt de functionele scope van de self-service portal uit, zodat zowel diensten kunnen worden aangevraagd als producten besteld worden.
U vindt alles wat u moet weten over het OMNITRACKER Self-Service Portal in onze factsheet.
De voordelen van een centraal service portal
Intuïtieve gebruikersinterface
Een self-service portal bundelt communicatiekanalen en fungeert zo als centraal aanspreekpunt voor de afhandeling van allerlei serviceprocessen; zo komt elk verzoek direct bij de verantwoordelijke specialist terecht.
Gestroomlijnde communicatie
Met intuïtieve ticket forms kunnen incidenten en service requests in detail worden beschreven. Deze gerichte informatieverzoeken zijn essentieel voor de servicedesk om tijd te besparen bij het oplossen en verwerken van problemen.
Kostenefficiënte workflows
Met behulp van gestandaardiseerde workflows (volgens BPMN 2.0) worden tickets efficiënter en met een hogere kwaliteit door de servicedesk afgehandeld. Tegelijkertijd wordt het aantal gegenereerde tickets gereduceerd doordat oplossingen voor vaak terugkerende requests in detail zijn beschreven in een knowledge database.
Mobiel bereikbaar op elk moment
Een webgebaseerd self-service portal is te allen tijde toegankelijk; ook buiten kantooruren. Omdat verwerking en toewijzing automatisch via rollen worden geregeld, raken aanvragen niet verloren en komen ze direct bij een gekwalificeerde specialist terecht.
Test OMNITRACKER en ontdek zelf de voordelen van ons OMNITRACKER Self-Service Portal.
Features van het ITSM-gebaseerde self-service portal
Gepersonaliseerde startpagina
Afhankelijk van het verantwoordelijkheidsgebied en de gebruikersgroep worden alleen relevante diensten aan de gebruikers getoond. De thema- en functietegels kunnen ook worden verborgen. Externe logins voor partnerbedrijven of klanten worden via gecontroleerde toegangen mogelijk gemaakt.
Transparante service processen
Gebruikers kunnen alle requests, zoals incidenten en service requests, op elk moment in één oogopslag zien. Dit helpt om zicht te houden op alle lopende opdrachten en openstaande taken. Op deze manier kunnen vertragingen en voortgang eenvoudig worden bijgehouden. Ook kunnen gedocumenteerde diensten betrouwbaarder worden gefactureerd.
Altijd en overal beschikbaar
Self-service portalen zijn beschikbaar ongeacht de kantooruren. Deze zijn op afstand toegankelijk via een webclient met een mobiele versie die is geoptimaliseerd voor weergave op smartphones of tablets. Installatie en onderhoud op afzonderlijke apparaten is hier niet nodig.
Het OMNITRACKER ITSM Center | Modulair. Flexibel. Individueel.
Geen omslachtige en onrendabele tijdelijke oplossingen meer. Het ITSM Center is een duurzaam service management platform met een modulair uitbreidbaar functiepakket, dat een zinvolle aanvulling vormt op uw bedrijfsbrede IT-architectuur. Met de krachtige ITSM-software worden routinetaken op een gestandaardiseerde manier afgehandeld, wat bovendien automatisering mogelijk maakt. Rangschik binnenkomende tickets systematisch en wijs ze automatisch toe aan de juiste servicespecialist om kostenefficiënter te werken.
Bedrijfsprocessen automatiseren met OMNITRACKER BPMN
Met de internationale industriestandaard voor digitale procesmodellering BPMN kunt u bedrijfsprocessen en workflows digitaal in kaart brengen en automatiseren. De gestandaardiseerde en transparante weergave van processen versnelt de uitvoering ervan. Bovendien krijgen alle deelnemers hetzelfde beeld van het proces.
Het doel van deze procesmodellering met BPMN is om bedrijfsprocessen te automatiseren, ongeacht of ze zuiver IT-diensten zijn of betrekking hebben op afdelingen buiten de IT. Informeer bijvoorbeeld verantwoordelijken rechtstreeks wanneer hun knowhow of beslissingen nodig zijn, of laat de software terugkerende administratieve taken zoals het aanmaken van een account (inclusief het toekennen van rechten) rechtstreeks afhandelen.
Zoveel standaard als mogelijk- zo individueel als nodig
Geen twee bedrijven zijn gelijk. Daarom is een gemakkelijk aanpasbare softwareoplossing essentieel om efficiënte workflows te digitaliseren. Het OMNITRACKER Business Process Ecosystem kan exact op uw behoeften worden afgestemd en groeit dynamisch mee met de veranderingen in uw eisenprofiel.
Profiteer van de voordelen van een grenzeloos uitbreidbare alles-in-één oplossing: bewezen, vrij configureerbare standaardapplicaties voor uw bedrijf, uitgebreide interfaces en de mogelijkheid om uw eigen applicaties te creëren in een low-code omgeving. Zelfs bedrijfsspecifieke aanpassingen zijn mogelijk met gericht maatwerk.
Voorbeelden van applicaties
IT-diensten (klassieke ITIL®-conforme ticketing)
Klassieke ITSM ticketing, met functies gebaseerd op het Best-Practice-Framework ITIL®. Incidenten, service requests, toegangsrechten, change requests en talrijke andere ITIL®-conforme functies worden gebruikt om IT-diensten te standaardiseren, optimaliseren en efficiënt uit te voeren.
Eén aanspreekpunt voor alle problemen
Bied gemakkelijker toegang tot alle diensten die in het bedrijf beschikbaar zijn en integreer alle tools van derden via interfaces in uw self-service portal voor het hele bedrijf. Er wordt een zogenaamd "single point of contact" gecreëerd, d.w.z. een centraal contactpunt voor alle service requests, incident reports en boekingen. Indien nodig worden ook leveranciers en partnerbedrijven ingeschakeld via beperkte toegang.
Knowledge base voor terugkerende vragen
Gebruik een knowledge database om systematisch antwoorden te geven op veelgestelde vragen en verminder de werklast van uw service desk, aangezien gebruikers zelf kunnen zoeken naar de antwoorden op hun vragen en problemen (zonder manuele inspanning van de service desk). U kunt in tickets ook verwijzen naar overeenkomstige artikelen (standaardoplossingen, how-to artikelen).
|
Master data beheer |
Nieuwe informatie over klanten, partnerbedrijven of uw eigen personeel die via het self-service portaal wordt ingevoerd, kan met de nodige aanpassingen automatisch naar uw centrale master data-onderhoud worden overgebracht. |
|
Materiaal en uitrusting |
Zowel tijdens de onboarding als tijdens de lopende werkzaamheden heeft uw personeel bepaalde benodigdheden nodig in de vorm van kantoorbenodigdheden, werkkleding (met bedrijfslogo, in de juiste maat), elektronische apparaten of werkplekapparatuur. Een self-service portal maakt het eenvoudig om het aanvraag-, uitgifte- en facturatieproces te controleren en te automatiseren. |
|
Toegangscontrole |
Vereenvoudig het papierwerk en de uitgifte van toegangskaarten, licenties en digitale toegangsrechten door gebruik te maken van rolgebaseerde elektronische goedkeurings- en autorisatieworkflows. |
| Cloud services |
Clouddiensten controleren en beheren en clouddiensten of -databases intern of extern aanbieden. |
|
HR diensten |
Jobreferenties, verhuizingen van de werkplek of functiewijzigingen - het zijn allemaal mogelijkheden die uw HR-kantoor als service requests in het self-service portal in kaart kan brengen. |
|
Werken op afstand en vakantieverzoeken
|
Vereenvoudig de verwerking en documentatie van formaliteiten en dien en keur flextime-, vakantie- en thuiswerkaanvragen digitaal in met slechts een paar klikken. Boekingen op de bijbehorende vakantie- en time accounts worden automatisch gemaakt. |
|
Onboarding, offboarding and crossboarding |
Of het nu gaat om nieuwe aanwervingen, ontslag of verandering binnen de organisatie. Combineer deze gebeurtenissen met andere diensten (visitekaartjes bestellen, werkplekken inrichten of verplaatsen, asset management in de CMDB, autorisaties toekennen of intrekken, enz.) voor meer efficiëntie. |
|
Bedrijfsauto en bedrijfsfiets |
U kunt ook uw bedrijfswagenpark beheren via het self-service portaal en bijvoorbeeld de huidige kilometerstand (mobiel) invoeren, reparaties, onderhoud of bandenwissels plannen, proactief de berichten voor het einde van een leaseperiode melden, suggesties voor de nieuwe toekomstige auto doen die in overeenstemming zijn met het bedrijfswagenbeleid, enz. Uiteraard zijn ook reiskostendeclaraties en een koppeling met uw boekhoudsysteem mogelijk. |
|
Verhuur materiaal, reserveringen en zaalreserveringen |
Boekings- en reserveringsprocessen zijn ook bij uitstek geschikt om te worden afgehandeld via gestandaardiseerde workflows. De distributie, aanvraag en reservering van apparatuur, ruimtes (bijvoorbeeld het reserveren van vergaderzalen voor vaste periodes) of huurauto's kan op deze manier bedrijfsbreed worden aangestuurd. |
|
Geoutsourcede diensten |
Bedrijven werken vaak samen met externe dienstverleners en partners. Om de communicatie en het beheer bij uitbesteding te vergemakkelijken, kunnen goedgekeurde diensten eenvoudig en gemakkelijk via het self-service portaal worden geboekt. Enkele voorbeelden zijn:
|